Quadro Gestionale

La soluzione software Quadro Archiviazione Elettronica Documenti consente di archiviare elettronicamente qualsiasi tipologia di documento cartaceo e digitale. In questo modo si riduce al minimo l’archivio cartaceo, rendendo facili e veloci le azioni di ricerca, attraverso tecniche di interrogazione elettronica.

I vantaggi di Quadro Archiviazione Elettronica Documenti

• Possibilità di archiaviare tutti i documenti emessi, come le offerte, le fatture, i DDT spedizione, etc.
• Migliore gestione della stampa dei documenti o dell’invio tramite email, grazie all’uso di driver che convertono i documenti in formato PDF.
• Archiviazione diretta dei documenti ricevuti in un formato digitale.
• Facilità di ricerca dei documenti archiviati mediante una visualizzazione ad albero e funzioni specifiche.
• Archiviazione delle copie cartacee anche in due momenti diversi e da utenti diversi, in quanto prima si può eseguire l’acquisizione e poi in un secondo momento importarli in Quadro-Documenti.
• Possibilità di associare più informazioni al documento archiviato, per esempio il Cliente/Fornitore associato, la data del protocollo, l’oggetto e altro ancora, in modo da poter interrogare il DBase in molti modi.
• Il programma utilizza una tecnologia client/server mediante DBMS MySQL, per lavorare su reti geograficamente distribuite.

Caratteristiche principali di Quadro Archiviazione Elettronica Documenti

Archiviare elettronicamente i documenti permette di effettuare in modo rapido la ricerca di un documento, ma anche di poterlo aprire, modificare, leggere, stampare, etc.
Il modulo Quadro Archiviazione Elettronica Documenti prevede infatti il salvataggio di un set di informazioni (come ad esempio il protocollo, il cliente/fornitore di riferimento, etc.) che rendano la sua individuazione immediata in fase di ricerca.
Per facilitare la ricerca, i dati vengono visualizzati in una struttura ad albero simile all'esplora risorse di Microsoft. E' possibile personalizzare l'aspetto della finestra di ricerca.
Sono possibili diverse opzioni di restrizione da parte degli amministratori, decidendo per ogni operatore quale gruppo di documenti poter vedere.

E' possibile definire l'accesso di ogni utente, assegnandoli una login e password, in modo da garantire il rispetto della normativa sulla privacy.
E' data la possibilità di inserire Clienti e Fornitori, in modo tale da potersi creare delle rubriche condivise oltre a poter assegnare ai documenti archiviati il relativo fornitore o cliente.